Quelle doit être la taille de mon chapiteau ?

Conseils à prendre en compte

On nous pose souvent la question : Quelle doit être la taille d'une tente pour 40 personnes, par exemple ? Combien de personnes peuvent tenir dans une tente de réception ? Les clients ne sont pas les seuls à se poser cette question lorsqu'ils organisent leur propre fête d'anniversaire. Les traiteurs, les hôteliers et les restaurateurs s'interrogent également sur la taille de la tente. Un chapiteau adapté ne crée pas seulement une atmosphère agréable, mais offre également une protection contre les intempéries - pour tous les invités.

Nous vous présentons ici une sélection d'options à titre d'exemple. Il est important que vous vous renseigniez sur les règles en vigueur sur place auprès des autorités compétentes. Nous vous donnons quelques conseils pour vous aider à prendre votre décision.

Nombre d'invités

Un critère évident pour le choix de la taille de la tente est le nombre de personnes attendues ou invitées. Avant de prendre votre décision, il est important de faire une estimation réaliste du nombre d'invités. Le nombre total d'invités et le nombre de places assises doivent être déterminés aussi précisément que possible. Par exemple, un cocktail nécessite moins d'espace par personne qu'un mariage ou un anniversaire d'entreprise. Cela semble évident, mais on sous-estime ou on surestime souvent les dimensions de l'espace nécessaire pour que les invités se sentent à l'aise.

Lieu de l'événement

Le lieu d'un événement est aussi particulier que l'événement lui-même que vous souhaitez organiser. Un café ne convient généralement pas à une réception de mariage, pas plus qu'un hôtel de ville ou un bureau d'état civil. RÖDER a déjà pu organiser de nombreux événements dans des lieux inhabituels avec des paysages de tentes entiers. Que ce soit à plus de 1 400 mètres d'altitude ou à l'occasion de grands événements sportifs, dans les saisons et les conditions météorologiques les plus diverses. Une tente peut être montée sur presque n'importe quelle surface. Le sol peut également être adapté à l'événement en question à l'aide de différents systèmes de plancher.

Des applications polyvalentes

Qu'il s'agisse de fêtes familiales, de festivals sportifs, de concerts, d'événements d'entreprise, de présentations de produits, d'événements VIP, de foires commerciales, de tournées de présentation, de défilés de mode, de conférences, de restaurants en plein air, de salles de vente, etc : RÖDER P-TENTS est représenté dans le monde entier avec une grande variété de formes de tentes, des portées, des longueurs et des hauteurs flexibles et modulaires, ainsi qu'une vaste gamme d'accessoires.

Dans le secteur de la restauration et de l'hôtellerie en particulier, les espaces ouverts « inutilisés » peuvent générer des revenus supplémentaires, par exemple pour l'accueil du public. Des solutions personnalisées permettent d'utiliser efficacement les espaces ouverts et de créer une expérience inoubliable pour le public. Profitez de cette occasion pour créer une attraction magnétique pour les supporters de football en offrant une ambiance accueillante et protégée des intempéries qui les invite à s'attarder. Voici d'autres façons de mieux utiliser les espaces ouverts grâce à nos tentes événementielles.

Type d'événement

Le type d'événement joue également un rôle décisif. Un mariage avec une scène pour la musique en direct ou une fête avec une piste de danse nécessitent plus d'espace pour garantir une liberté de mouvement suffisante. Il faut également prévoir suffisamment d'espace pour les besoins supplémentaires tels que les buffets, les bars, les zones de détente et autres activités.
Mobilier et équipement

L'aménagement intérieur doit également être bien pensé. Les tables rondes nécessitent plus d'espace que les tables longues. Les tables, les chaises, les buffets, les bars et les pistes de danse doivent être disposés de manière à ce qu'il y ait suffisamment d'espace entre eux.

Places assises et restauration

En principe, les règles applicables au chapiteau sont les mêmes que celles qui s'appliquent à la restauration. Cela signifie, par exemple, une personne par m2 de tente. Cependant, cela dépend des places assises et de la restauration dans la tente. Le tableau suivant indique différentes tailles de tentes (superficie en mètres carrés) pour différents types de places assises, ce qui constitue un bon guide.

Bien entendu, cela dépend des autres équipements de la tente. Si une piste de danse avec dîner doit être intégrée dans une tente, le nombre de mètres carrés par personne peut passer à quatre mètres carrés. La piste de danse elle-même nécessite 1 m2 supplémentaire par personne.

Conditions météorologiques

Un orage peut rapidement interrompre votre fête. Surtout s'il s'agit d'une tente standard ordinaire. Dans ce cas, vous devriez demander l'aide et les conseils d'un loueur de tentes local. Il doit savoir quel type d'événement nécessite une tente robuste et résistante, dotée d'une protection appropriée. Si vous prévoyez un événement en plein air, il est conseillé de prévoir un espace supplémentaire pour cette éventualité. Une pluie ou un froid inattendus obligeront les invités à se réfugier dans des pièces sèches et chaudes. Un espace suffisant doit être prévu à cet effet.

Prise en compte des prestataires de services

Tout le monde souhaite que sa fête, son mariage ou tout autre événement soit quelque chose de spécial. C'est pourquoi il est important de prévoir suffisamment d'espace pour les équipes de restauration, les photographes et les artistes tels que les groupes de musique. Ils ont besoin de salles de travail, de pause et de stockage. Vous pouvez créer un espace supplémentaire pour le prestataire de services à l'aide de cloisons élégantes, de pots de fleurs ou de meubles de salon.

Si un traiteur est également responsable de la restauration sur place, vous devez lui demander de combien d'espace il a besoin en plus des zones de service et de stockage de la vaisselle, etc. Nous vous recommandons de séparer cette zone de la zone réservée aux invités. Nous vous recommandons de séparer cet espace de celui des invités, ce qui permettra au traiteur et à vos invités de se concentrer pleinement sur la préparation des plats et sur le déroulement de l'événement.

"Essayer le siège"

Si vous n'êtes pas sûr de vous, visitez une salle ou une tente de taille similaire pour vous faire une idée plus précise de l'espace dont vous avez besoin. Il est conseillé de demander aux entreprises locales de location de chapiteaux quels sont les chapiteaux disponibles pendant la saison (avril-octobre). Les entreprises de location de tentes s'occupent aussi généralement des mariages, ce qui vous permet de vous faire une idée de ce qui pourrait vous intéresser et de vous inspirer d'autres organisateurs.

Consider Additional Aspects

In addition, the following points are important for commercial organisers: permanent or seasonal set-up, quality of the construction as well as the roof and side tarpaulins and (quick) expandability if required.

Author:

Jens Sturmhöfel, Head of Tent Solutions. Tent Solutions is RÖDER's business division for event solutions. Jens has been with RÖDER since 2015. He started in Sales Germany and from 2019 in Sales International until he was appointed Head of Tent Solutions at the end of 2021. As a specialist, he was responsible for events in the festival sector (e.g. Hurricane), in the sports sector (e.g. Bad Homburg Open and the UEFA European Championship 2020, which took place at 13 different locations throughout Europe and thus posed a unique logistical challenge). Jens is an expert in the areas of space solutions for large events, event construction, rental and sales.